jueves, 15 de septiembre de 2011

Listas desplegables en Excel (3)


Además de la opción de generar listas desplegables vista en el post "Listas desplegables en Excel (2)" , tenemos la posibilidad de generarlas mediante el cuadro de diálogo "Validación de datos" que está en la ficha "Datos" de la cinta de opciones y seleccionando en el campo "Permitir:" la opción "Lista":




Con esta opción, tenemos las siguientes ventajas:

  • Los items de la lista desplegable pueden ser:

    • Elegidos arbitrariamente por nosotros e introducidos a mano, separados por el signo punto y coma, en el campo "Origen:" del cuadro de dialogo de "Validación de datos".


    • Elegidos de un rango de celdas de la hoja activa o de otra hoja (en Excel 2003 sólo de la hoja activa).



    • Elegidos de un rango variable (con más o menos items) mediante la función DESREF. Es decir, podemos tener una lista desplegable con los nombres de nuestros clientes, pero si añadimos un cliente, automáticamente aparecerá después en nuestra lista desplegable.


    • Elegidos de un rango al que le hemos asignado un nombre (Ver: Nombres de celdas o de rangos en Excel). Si utilizamos esta opción para el origen de los items, podemos permitir que se introduzcan valores que no están incluidos en la lista siempre y cuando:
      • Se active la casilla "Omitir blancos".
      • En el rango exista una celda en blanco al menos.


  • Las listas desplegables realizadas con "Validación de datos" se crean en una celda y el valor elegido queda introducido en ella directamente.
  • Podemos utilizar mensajes informativos para que el usuario tenga información, por ejemplo, de que información debe introducir en la celda. Esto se consigue en la pestaña "Mensaje de entrada" del cuadro de diálogo que ya conocemos de "Validación de datos":


      Con el resultado de...


  • Podemos utilizar mensajes de error para el caso de que el usuario no seleccione correctamente un item o bien intente introducir un valor no adecuado. Esto se consigue de forma muy similar al mensaje de entrada, pero en la pestaña "Mensaje de error" del cuadro de diálogo que ya conocemos de "Validación de datos".
  • Si deseamos, por ejemplo, que una tabla contenga listas desplegables en todos las celdas de una columna, podemos replicar las listas desplegables tan sólo con utilizar "Autorrellenar".

Ver Listas desplegables en Excel
Ver Listas desplegables en Excel (2)
Ver Listas desplegables en Excel (4)

 

4 comentarios:

  1. y si quiero que no me permita copiar texto externo como bloqueo esa opcion

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    1. Deberías hacer la lista desplegable con un control de formulario, desde la Ficha Programador / Controles / Insertar.

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  2. Saludos. Cuál es la manera más sencilla para lograr que acepte como origen de datos a, no solo una columna o fila, sino varias filas y columnas (de otra hoja). Pues al poner un nombre a éste origen y probar con ese nombre da el error: "La fuente de la lista debe ser una lista delimitada o bien una referencia a una fila o columna individual"

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    1. No es posible 2 columnas con validación de datos, pero si es posible concatenar 2 columnas en una (con &) y después ponerla como origen de datos en la validación.

      Saludos.

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