¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? (2/4)

En este 2º artículo de la serie ¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? vamos a abordar los gráficos que representan cuántas veces se repite algo que tenemos categorizado o segmentado. Es decir, gráficos de distribución de frecuencias o "Histogramas".

Por ejemplo, un director comercial puede necesitar un gráfico que exprese cómo se distribuye la cantidad de camisas vendida en un período determinado, según la talla (categoría). Otro ejemplo puede ser la necesidad de tener un gráfico que represente la distribución de las unidades de coches vendidos, en función del modelo.

Una vez llegados aquí, nos damos cuenta de que los gráficos de distribución de frecuencias se utilizan para mostrar como se distribuyen entre varias categorías, las unidades vendidas, pero NO el valor monetario de esas unidades.


2. Distribución de datos

En Excel, un "Histograma" es un gráfico de columnas para el cual hemos cambiado "filas" por "columnas", desde la ficha "Diseño" de las Herramientas de gráficos:

El resultado es que las columnas quedan sin separación, además de que Excel asigna un color distinto a cada categoría:

... y en la leyenda del histograma aparecen los nombres y colores de cada categoría.

Este tipo de gráficos es una opción recomendable cuando las categorías son pocas. En caso contrario, el tipo de gráfico más adecuado es uno de línea suavizada:

... aunque también podríamos combinarlo si no son demasiadas categorías:

Para suavizar la línea, debemos activar la casilla:

.... que está dentro del cuadro "Formato de serie de datos" (al que podemos acceder seleccionando la opción "Dar formato a la serie de datos..." del menú contextual que aparece al pinchar con el botón derecho encima de la línea.

¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? (1/4)

Elegir un tipo de gráfico u otro a la hora de confeccionar un informe en Excel, puede marcar la diferencia entre transmitir lo que queremos comunicar, o no.

A lo largo de los siguientes artículos, daremos un repaso a los principales (no todos) tipos de gráficos que hay, los clasificaremos por el tipo de utilidad que ofrecen y pondremos algún ejemplo de utilización de cada uno de ellos.

Vamos a clasificar las utilidades que ofrecen los gráficos. Podemos decir que un gráfico puede servir para:

• Ver una comparación de datos.
• Ver la distribución entre varias categorías
• Ver la relación y afinidad que tienen los datos entre ellos
• Ver la composición que forman los datos respecto de un total.

Comenzamos en este post por la primera de las cuatro opciones enumeradas.

1. Comparar datos:

• Entre categorías distintas: por ejemplo, si queremos comparar las ventas conseguidas en distintas líneas de negocio, zonas geográficas, sucursales, etc. (categorías). Como las categorías no "crecen"a corto plazo en la empresa, se pueden utilizar gráficos de barras. Este tipo de gráficos resulta también muy intuitivo cuando queremos comparar la duración de eventos o proyectos. En el aspecto práctico, son convenientes cuando los nombres de las categorías son muy largos, pues Excel permite también ponerlos dentro de cada barra.

• En el transcurso del tiempo, de forma indefinida:

• Cuando cada dato que queremos comparar va sucediendo en el tiempo de forma indefinida y, por ejemplo, debemos detectar la estacionalidad, el tipo a utilizar sería un gráfico de columnas o de líneas.

     


• Se pueden construir gráficos de líneas o columnas con varias categorías (no muchas: no deben ser más de 2, 3 ó 4), apareciendo las líneas o las columnas de forma paralela y resultando una doble utilidad o posible comparación:

• Comparar un determinado dato con otros datos que hay a lo largo del tiempo
• Comparar ese dato con el ocurrido en el mismo período, pero en otra categoría

                         


         Vemos que en el gráfico de la derecha aparece una "tercera" posibilidad de
         comparación. Es decir, con este gráfico no sólo se expresa la evolución a lo largo
         del tiempo de cada categoría y la comparación entre categorías en un determinado
         mes, sino que también se compara la suma o acumulación de las categorías en un 
         mismo mes. Este gráfico sería útil para expresar la evolución mensual de los costes
         directos (categoría roja), indirectos (categoría azul) y totales (categorías roja y azul
         acumuladas). 


         Existe una posibilidad similar al gráfico de arriba a la derecha, pero para el caso en
         el que los datos los tenemos en porcentajes que se complementan hasta el 100%.


         


• Regularidad, excesos y defectos, cuando los datos no son comparables entre sí y lo importante es saber si se mantiene una regularidad o si alguna categoría destaca por exceso o por defecto respecto de una escala de valores, se pueden utilizar los gráficos radiales. Un ejemplo de utilización sería representar las notas o valoraciones que se hacen de una persona sobre aspectos distintos (productividad, trabajo en equipo, disciplina, puntualidad, etc.).

• Comparación entre un objetivo o presupuesto y lo que realmente se ha cumplido: es el caso donde es idóneo utilizar gráficos velocímetros o de termómetro. Ejemplo de los primeros lo tenemos en el CME Pymes: 

En el siguiente post, dedicaremos nuestros esfuerzos en entender y aprender los distintos tipos de gráficos que podemos utilizar para representar la distribución de datos entre distintas categorías.

 José Manuel Pomares Medrano