sábado, 24 de diciembre de 2011

Reducir al máximo el tamaño de un archivo Excel 2007-10


En esta ocasión ofrecemos con este post un truco.

Se trata de conseguir que un archivo de Excel 2007 ó 2010 tenga el mínimo tamaño posible, pero que siga siendo un archivo Excel con el que podemos trabajar directamente (no dejándolo en formato .zip o .rar).  Esto es útil porque en ocasiones, tenemos que "batallar" con archivos Excel que contienen miles de registros, formatos, imágenes, código VBA, etc. y todo ello sobredimensiona el tamaño del archivo y lo convierte en incómodo de manejar, enviar por e-mail, etc.

Previamente debemos conocer que los nuevos archivos de Excel de formato XML, son "armarios"  o "cabinets" (en inglés) que contienen otros archivos a su vez. Si conseguimos abrir esos "armarios" mediante un programa compresor/descompresor como winzip , winrar o The Extractor o mediante el propio Windows 7 (lo tiene integrado), podremos realizar una nueva compresión de los archivos que contiene en el interior. Veamos paso a paso como hacerlo, es muy fácil:

1) Cambiamos la extensión del archivo Excel ...






... a una extensión como .zip




Antes de cambiar el nombre, Excel avisa de que al cambiar la extensión del archivo podríamos dejarlo inutilizado, pero no debemos hacer caso y tenemos que "Aceptar". Por otro lado, tenemos que decir que, en el caso de que no veamos las extensiones de los archivos en nuestro Explorador, tenemos que desmarcar la siguiente casilla de las opciones de carpeta del Explorador de Archivos de Windows.:


2) Descomprimimos el archivo mediante nuestro descompresor y obtenemos los siguientes archivos:


... este es el contenido de un archivo con extensión .xlsx.

3) Seleccionamos los 4 archivos anteriores y los comprimimos nuevamente con nuestro compresor, volviendo a obtener:


... aunque vemos que esta vez tiene 1.717 Kb, es decir, 343 Kb menos que el original, lo que equivale a un 16,65 % de reducción del tamaño.

4) Sólo resta volver a cambiar el nombre al archivo como el original:


y comprobar que funciona perfectamente.

Por último, comentar que en el ejemplo el archivo era de extensión .xlsm (habilitado para contener macros), pero esta técnica, por supuesto, también funciona con la extensión .xlsx que es la "normal".

Otra opción

Tenemos que recordar (ver el artículo "Significado de las extensiones de archivos Excel") que existe un tipo de archivo Excel llamado "binario" cuya extensión es  .xlsb, que tiene una estructura que optimiza el tamaño del archivo al máximo (hace de forma automática e interna lo que hemos explicado por pasos anteriormente en este artículo).

Es decir, si convertimos cualquier archivo de Excel a extensión .xlsb (mediante "Guardar como"), automáticamente obtendremos una optimización máxima del rendimiento y tamaño del archivo, pudiendo funcionar exactamente igual con él. Es una opción conveniente para archivos muy grandes que trabajan con miles de registros, muchas imágenes, etc.







sábado, 17 de diciembre de 2011

¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? (3/4)



Abordamos en este post el tercero de los temas propuestos para la serie de artículos: ¿Qúe tipo de gráfico utilizar en nuestros informes?


3. Relación entre datos

Si nos interesa estudiar como evoluciona la relación entre dos datos cuando los dos varían, podemos utilizar dos tipos de gráficos:
  • Dispersión
  • Burbujas.




Gráficos de dispersión:

Imaginemos que queremos ver la relación que existe entre el número de visitas que realiza un comercial en un varios períodos estudiados y las ventas conseguidas. Partiendo de una tabla como la siguiente...


... podemos conseguir un significativo gráfico de dispersión como el siguiente:


Puede ser una gran ayuda para la toma de decisiones, pues es posible apreciar como, al aumentar las visitas a clientes por encima de ocho, las ventas no consiguen aumentar en la misma proporción (línea azul  de tendencia añadida). También se puede observar que menos de 5 visitas no logran obtener los mejores resultados, al estar por debajo de la línea. Podría decirse, en definitiva, que el número de visitas óptimo para el comercial son ocho.


Gráficos de burbujas:

A veces, son tres los tipos de datos que necesitamos relacionar. Puede ser el caso de necesitar conocer el comportamiento de las desviaciones en costes de una empresa, en función de:

  1. El tipo de coste.
  2. La importancia de la desviación respecto de la producción.
  3. La cantidad de desviación en % respecto del año anterior.


Los datos se pueden obtener de una tabla similar a esta:


y el gráfico resultante sería:



Podemos observar que lo más preocupante para la empresa debe ser la desviación sufrida por los costes del personal productivo. No sólo es la desviación más importante (podemos ver en la tabla que es del orden del 407 %), sino que esta partida tiene un peso específico importante en la estructura de costes de la empresa en 2011 (31 % respecto de la producción).

Tenemos de esta forma, un ejemplo de cómo convertir los datos y la información en conocimiento a través de una original e intuitiva forma de gráficos orientados a la toma de decisiones de la gerencia o dirección de la empresa.


José Manuel Pomares Medrano