Cuadro de mando económico con Excel 2007-2010

El cuadro de mando económico para pequeñas y medianas empresas "CME Pymes v. 5.0" se actualiza a la versión 5.3.

Después de un año de funcionamiento y habiendo sido implantado micropymes de todos los sectores (imprentas, industrias de aluminio y cerrajerías, agencias de viajes, comercializadoras-distribuidoras, etc.), el cuadro de mando basado en Excel y desarrollado por José Manuel Pomares (Témpora Consultores) para el control de costes y optimización de resultados, incorpora 2 nuevos informes para un mayor control por parte de gerentes, directores financieros y profesionales que desean tener un seguimiento más cercano de la gestión y menor incertidumbre en la toma de decisiones:

El primero de ellos, es un dashboard que recopila los KPIs económicos fundamentales de una micropyme:

Como se puede ver en la imagen anterior, las micropymes podrán tener en un sólo informe, el control de los  ingresos y la producción, costes desde la perspectiva de "Coste fijo-Coste variable" o "Coste directo-Coste indirecto" tan sólo haciendo click en un selector....

... gastos e ingresos extraordinarios, estructura de costes con gráficos de barras apiladas....

                       

.... y gráficos avanzados de velocímetro que contienen en su interior un minigráfico con la evolución del parámetro que se muestra. Con ello se consigue proporcionar en pocos centímetros cuadrados multitud de información sobre un mismo aspecto de la empresa: promedio, objetivo, grado de cumplimiento del objetivo, evolución y estacionalidad, tendencia, etc.:

Otro informe es el de análisis y comentarios, pudiendo albergar información literal (no gráfica) y explicaciones sobre la toma de decisiones que  a lo largo del año se deriva de los análisis mensuales de la información económica. A este informe se tiene acceso desde cualquier otro informe mediante un botón.

Además, se han actualizado algunos gráficos, sustituyéndolos por otros más avanzados y haciéndolos más intuitivos:

Por supuesto, se mantienen las herramientas de análisis dinámico para evaluar distintos escenarios: Análisis "What if":

Ver video de la versión anterior del CME Pymes

Al igual que la anterior versión, el nuevo CME pymes v.5.3. tiene una rápida y ágil implantación en medianas y pequeñas empresas (menos de 2 días). Más info en: info@temporaconsultores.com .

 

Análisis dinámico con barras de desplazamiento en Excel

A veces, es necesario saber el resultado que obtendríamos en un gráfico o en cualquier celda calculada, dependiendo de un valor que nosotros necesitamos variar de forma interactiva, dinámica e intuitiva. Esta necesidad suele surgir en planes de viabilidad, gestión de presupuestos y aplicaciones similares en las que la administración de varios escenarios es su razón de ser.

La utilidad de las "barras de desplazamiento" estriba en dar como resultado en una celda que nosotros elegimos, un valor que podemos variar mediante una barra deslizante o mediante los botones que hay en los extremos (como si fuera una barra de scroll de una pantalla). Utilizando esta herramienta, tenemos la ventaja de estudiar infinitos escenarios y además, hacerlo interactuando con la hoja de cálculo, de tal forma que si la celda que elegimos como valor-resultado de la barra de desplazamiento es una celda de la cual depende un gráfico (por ejemplo), conseguimos saber que ocurre en el gráfico con cada uno de los resultados que nosotros asignemos con la barra.

Al ser una herramienta avanzada, para poder utilizarla debemos tener activa la Ficha “Programador” de la cinta de opciones o “Ribbon”. Recordemos que Excel, por defecto en su instalación, sólo incorpora las fichas “Archivo”, “Inicio”, “Insertar”, “Diseño de página”, “Fórmulas”, “Datos”, etc…

Así pues, debemos seguir los siguientes pasos para incluir una barra de desplazamiento en nuestra hoja de cáculo:

1. Asegurarse que tenemos la ficha "Programador" activa. Podemos ver el artículo: La ficha "Programador" en Excel para saber cómo activarla.
2. Cuando esté activa la Ficha “Programador” , hacer click en ella y después en el botón “Insertar” del grupo “Controles”.

      3. Después, podemos encontrar la herramienta de “barra de desplazamiento” aquí:

      4. Al presionar, el cursor quedará preparado para “extender” una barra de desplazamiento en cualquier sitio de nuestra hoja de cálculo. Se debe hacer en diagonal y puede quedar formada de forma horizontal o vertical, según se extienda el cursor:

    5. Por último, haciendo click con el botón derecho del ratón encima de la barra de desplazamiento obtenida en el paso anterior, obtenemos un cuadro como el de la siguiente imagen y debemos dar formato al control, poniendo los valores mínimo y máximo que queremos (el valor actual no es necesario), la tasa de incremento (aumentar de uno en uno, de dos en dos, de diez en diez, etc.), la tasa de incremento de cambio de página (lo que aumenta cuando hacemos click entre la barra del centro y los botones laterales) y por último la referencia a la celda donde queremos enlazar el resultado-salida de nuestra barra de desplazamiento:

Hay que recordar que en “Vincular con la celda” se pone la referencia a la celda que queremos controlar con la barra de desplazamiento:

Con todo esto, ya sólo queda aplicarle imaginación y pensar ¿dónde puede proporcionarme la barra de desplazamiento mayor utilidad para administrar distintos escenarios?

Dejamos aqui un archivo para descargar como ejemplo de utilización de las barras de desplazamiento:

  José Manuel Pomares Medrano

¿Qué tipo de gráfico utilizar en nuestros informes? (4/4)

Y por fin el último post de la serie de artículos: ¿Qúe tipo de gráfico utilizar en nuestros informes?

3. Composición

Cuando se trata de expresar como está compuesta una magnitud total respecto de sus partes, tenemos varias opciones, que a su vez contienen varias posibilidades:

• Gráficos circulares o de tarta: son de un gran impacto visual, aunque de una utilidad mucho más dudosa.:

• Sólo son adecuados cuando tenemos que representar entre dos y cinco o seis partes. Aunque es justo decir que existe una solución para este inconveniente: los subgráficos circulares:

• Cuando una o varias de las partes son inferiores a un 5% aproximadamente, es difícil distinguir visualmente los "trozos de tarta" pequeños y las etiquetas de datos que proporcionan la información de porcentaje o valor.

• Tienen un carácter totalmente estático y por tanto, con estos gráficos no podemos expresar evolución a lo largo del tiempo.

• No pueden comparar distintas series dentro de un mismo gráfico, sino que se debería recurrir a un gráfico paralelo, a diferencia de los gráficos de columnas (por ejemplo), en los que se puede simultanear varias series juntas:

• Es difícil dsitinguir con precisión la diferencia entre partes cuando son similares. En estos casos, los gráficos de columnas o barras son más eficientes y significativos:

• Gráficos de anillos: de igual impacto visual que los gráficos circulares, con los mismos condicionantes y similares soluciones:

• Gráficos de áreas con dos o más series apiladas: al igual que los gráficos de tarta o circulares, los gráficos de áreas muestran las diferentes partes que integran un total, pero tienen una diferencia a su favor, que es su capacidad de mostrar evolución en el tiempo y las variables que se dan entre las partes y el total:

• Para el caso en el que los datos de las distintas series los tengamos en porcentajes que forman un 100% total, están los gráficos de áreas apiladas al 100 %:

Por último, comentar que los gráficos de áreas de una sola serie (es evidente que no se utilizan para mostrar la composición de un total y no deberían tener lugar en este artículo) se utilizan para mostrar de forma muy intuitiva las magnitudes "stock" como son:

• Evolución de saldos de tesorería
• Evolución de deudas
• Evolución de existencias en almacenes
• Evolución de inmovilizado

 José Manuel Pomares Medrano