Introducción de datos en varias celdas a la vez en Excel

Estrenamos con este artículo una nueva "etiqueta" por la que se podrán filtrar los contenidos de este blog. Se trata de "Trucos y productividad". Es un nuevo tipo de artículos más cortos de lo habitual en los tutoriales y con el objetivo y espíritu de ofrecer trucos (procedimientos que nos ayuden a conseguir cosas que por medios directos o menús habituales de Excel no son posibles o bien que son muy poco conocidos) y métodos para hacer las cosas de forma más productiva en nuestro quehacer diario con Excel.



Introducción de datos en varias celdas a la vez

A veces tenemos una serie de celdas en las que queremos introducir un mismo dato (por ejemplo, en la siguiente tabla podríamos querer introducir ceros en las celdas vacías).

Es entonces cuando podemos aplicar  el siguiente truco:

• Seleccionamos todas las celdas en las que queremos introducir el dato (presionando Ctrl y haciendo click en cada una de ellas, por ejemplo).

• En la barra de fórmulas, introducimos el dato que queremos:

• Presionamos Ctrl + Intro ..... y ya tenemos todos los ceros introducidos:

José Manuel Pomares Medrano

Importar datos desde Access a Excel (3 de 5)

Es el turno ahora, de importar datos desde Access.  Como mucho usuarios sabrán (y si no es así, los remitimos al artículo ¿Qué debo utilizar... Access o Excel? , Microsoft Access es una aplicación del paquete Office, cuya utilidad estriba en almacenar datos de una forma ordenada (relacionando datos de un tipo con datos de otro tipo en distintas tablas) en un entorno que nos facilita la introducción de nuevos datos (mediante formularios fáciles de diseñar y cómodos de utilizar) y la recuperación de los ya introducidos (mediante unos filtros llamados "consultas").

Las aplicaciones que se pueden diseñar basadas en Access son múltiples, en especial, todas aquellas que sirven para la gestión de la producción, la gestión de RRHH o la gestión comercial.... entre otras.

Por lo tanto, ocurre a veces que necesitamos importar y enlazar determinados datos de estas aplicaciones diseñadas en Access, para tenerlos disponibles en Excel y poder actuar de forma más eficiente en otros menesteres, por ejemplo, el análisis y representación gráfica de datos en forma de reporting.

Vamos a aprender a realizar el proceso de importación y enlace de los datos de una tabla de Access, hasta una hoja de Excel.

Aplicación práctica de la herramienta SOLVER de Excel

Vamos a abordar en este post una herramienta de Excel bastante conocida en algunos ámbitos (matemáticas, ingeniería, economía, química, etc.) en los que el análisis de datos y la programación lineal es parte importante.

SOLVER (definida de forma coloquial y simple), es una herramienta que sirve para saber en qué cantidad se tienen que combinar varias cosas (variables) para formar un todo perfecto u óptimo (objetivo) ateniéndonos a ciertas condiciones dadas y a algunas restricciones también dadas.

Para complementar la definición anterior, pongamos un ejemplo típico susceptible de solucionar con la herramienta SOLVER de Excel:

Como en todos los problemas, una de las cosas más importantes, es esquematizarlo de forma gráfica para entenderlo y estar en disposición de resolverlo más fácilmente. A continuación hacemos esto, y además asignamos unos valores de ejemplo.

También, para trabajar posteriormente en SOLVER es muy conveniente que la plantilla que hemos configurado para nuestro planteamiento, la copiemos, la peguemos y la dejemos sin datos más abajo para que ahí puedan introducirse las formulas que definirán las relaciones que habrá entre las restricciones y los datos que nos tiene que dar SOLVER:

Una vez llegados aquí, ya hemos hecho lo más laborioso y difícil. Es la hora de SOLVER y para ello, debemos asegurarnos de que Excel lo tiene entre sus complementos. Para ello, hacemos click en el botón "Complementos" del grupo "Complementos" de La ficha "Programador" y activamos la casilla correspondiente:  

Después, para ejecutar el complemento y empezar a utilizarlo, hacemos click en el botón "Solver" que estará en el grupo "Análisis" de la ficha "Datos":


Aparecerá la ventana de SOLVER, en al que debemos seleccionar en primer lugar:

• La celda objetivo. Es decir, la celda donde aparecerán los beneficios (en €) que se podrán obtener con la combinación óptima (H43).
• El tipo de optimización que hará SOLVER. En este caso, queremos Maximizar los beneficios.
• El rango de celdas donde aparecerán los resultados que aportará SOLVER, en este caso H39:J40.

Una vez hecho esto, debemos decirle por último a SOLVER cuáles son las restricciones. Para ello, comenzamos con las restricciones de crédito a los clientes, haciendo click en el botón "Agregar" y seleccionando el rango donde pusimos las fórmulas de las restricciones (Referencia de celda) y seleccionando la propia Restricción... de esta forma:

Hacemos click en "Agregar" y seleccionamos los rangos de las siguientes restricciones (las de fabricación), de tal forma que al final, debe quedar así:

Una de las restricciones que podemos ver en la imagen anterior y cuyo objetivo es que los resultados sean exclusivamente enteros se agrega así:

 
Pues ya lo tenemos todo. Sólo nos queda hacer click en "Resolver" y obtendremos un cuadro similar a este:

... que al "Aceptar", vemos cómo aparecen los resultados en Excel:

Con las condiciones de rentabilidad o beneficio por cada producto y cliente y las restricciones de fabricación y crédito a los mismos, los máximos beneficios que se pueden obtener son 49.000 € si la política de ventas de la empresa incentiva a sus vendedores a cumplir con las cantidades y proporciones que SOLVER ha proporcionado en el cuadro anterior.

Podemos apreciar a continuación la utilidad de esta aplicación si hacemos un análisis de los resultados:

Pueden descargar, si lo desean, el archivo de Excel que ha servido para las explicaciones en este artículo:

  José Manuel Pomares Medrano

Combinar correspondencia Word - Excel

Últimamente estamos incidiendo en temas relacionados con la conexión de Excel con el exterior. Es decir, con la importación y conexión de datos externos desde otras fuentes o tipos de archivo. En este caso, y animado por una consulta de una empresa, vamos a hacer lo contrario. Esto es, vero como otro programa (en este caso Microsoft Word) se relaciona con Excel mediante la utilidad "Combinar correspondencia".

Insistimos en que no es un tema propio de Excel, sino que la operativa se hace desde Word, pero dado el interés que despierta este tema entre el personal administrativo de multitud de empresas y entre profesionales, optamos por incluirlo en el Blog Témpora Excel.

"Combinar correspondencia" es una utilidad que incluye Word desde hace muchos años (y muchas versiones) que permite generar, desde un documento-modelo creado una única vez, un mailing a multitud de personas o empresas, sin que sea necesario escribir los nombres y direcciones de todos y cada uno de los destinatarios. Para ello, Word se conecta con Excel (también lo podría hacer con Outlook, por ejemplo) para leer una tabla y colocar los datos de cada registro en cada documento de carta (o etiquetas, sobres, etc.), de forma que queden dispuestos en un "bloque de direcciones" al uso. También es posible añadir un "Saludo inicial" personalizado a cada destinatario:

...resultando posteriormente que si en Excel hay 200 registros, en Word obtenemos 200 páginas y cada una de ellas personalizada con un saludo, el nombre del destinatario, su dirección, etc.:

Pero vayamos a la práctica:

PASO 1

Desde Word, elegimos el tipo de documento que deseamos:

Aparentemente no ocurre nada en el caso de seleccionar “Carta…”. Si hubieramos elegido “Sobre…” o “Etiquetas” hubieramos obtenido un cuadro de diálogo para seleccionar algunas opciones, entre otras, el tamaño/modelo de sobre o etiqueta:

PASO 2

Ahora debemos seleccionar los destinatarios, que en nuestro ejemplo es una tabla de Excel:

y una vez seleccionado el archivo Excel, debemos elegir la hoja donde está nuestra tabla de destinatarios:

Nuevamente, al aceptar, no ocurre aparentemente nada, pero realmente hemos “conectado” Word con la tabla de Excel.

PASO 3

En el siguiente paso, podemos filtrar y ordenar los registros desde Word (si no lo habíamos hecho ya en Excel):

PASO 4

En este cuarto paso, debemos decidir qués es lo que queremos incluir en nuestra carta. Utilizaremos los botones del grupo "Escribir e insertar campos" de la ficha "Correspondencia".

• Botón Bloque de direcciones: Inserta el típico bloque o párrafo donde figuran el nombre, apellidos, dirección, código postal, ciudad, provincia, etc.

…. pero como vemos anteriormente, es más que posible que debamos adaptar la configuración por defecto de Word a las carácterísticas de nuestra tabla enExcel. Para ello, debemos hacer click en “Asignar campos…” (ver imagen anterior) y obtener así el siguiente cuadro para poder “emparejar” los campos que “conoce” Word” con los nombres de las columnas de nuestra tabla en Excel:

…y hacemos click en “Aceptar”, consiguiendo que ahora el bloque de direcciones esté ordenado y completo:

… y si volvemos a “Aceptar” , vemos que se ha incluido en nuestra carta la frase “bloque de direcciones” , que representa a toda la información que se vió en la ventana anterior (posteriormente, cuando acabemos el proceso, esta frase “bloque de direcciones” se sustituirá por todos los campos):

…podemos cambiarlo al lugar deseado situando el cursor antes del “bloque de direcciones” y presionando ENTER Y TAB.

• Botón Línea de saludo: Inserta un saludo inicial a la carta, con la posiblidad de configurar la forma de éste. Vemos en el ejemplo siguiente, que se opta por un saludo informal:. 

• Botón Campo combinado: Es una opción que nos facilita introducir, de forma individual, cualquiera de los campos de nuestra tabla en Excel en el lugar que deseemos (previamente situando el cursor en la zona deseada):

PASO 5

Llega la hora de decidir si queremos introducir alguna excepción, comentario, etc. en nuestra correspondencia, mediante reglas diseñadas por nosotros.

...por ejemplo...

y vemos el resultado...

PASO 6

Finalmente, podemos ver una presentación preliminar de todo lo hecho hasta ahora, haciendo click en el botón:

....avanzando por los distintos registros.

Por último, Finalizar y Combinar:

La opción “Editar documentos individuales” (y posteriormente la elección de “todos” o de “registro actual”) provocará la salida del modo diseño de “combinar correspondencia” y el documeto queda combinado de forma definitiva en otro archivo Word que está por guardar.

La opción “Imprimir documentos” (y posteriormente la elección de “todos” o de “registro actual”) llevará a la impresión.

La opción “Enviar mensajes de correo electrónico” preguntará el campo donde buscar los nombres de los contactos. Por ejemplo, si seleccionamos “Nombre”, buscará en nuestra libreta de direcciones todos los nombre coincidentes (preguntando en caso de discrepancias) para asignarles un correo.

Suele ocurrir que cuando combinamos datos numéricos o fechas obtengamos resultados inesperados en cuanto al formato. Es decir, en el proceso de combinar correspondencia se pierde el formato.

Si queremos solucionar este inconveniente debemos modificar la forma en la que Word muestra el dato, pero NO tenemos la posibilitar de evitar que en un principio se pierda el formato. Por lo tanto, debemos actuar después de haber hecho la combinación sobre el campo en Word.

A continuación ofrecemos el enlace donde se puede aprender a hacerlo y además, hay ejemplos de formatos numéricos y de fechas:  Modificar un campo de combinar correspondencia