jueves, 26 de julio de 2012

Aplicar una operación matemática a todo un rango en Excel


Unas de las utilidades menos conocidas en Excel, son las que están dentro del comando "Pegado especial...", el cual es una especie de "navaja suiza" ... con múltiples utilidades.


A modo de truco de productividad, vamos a ver una de esas utilidades poco extendidas entre los usuarios de Excel. Se trata de la posibilidad de aplicarle a todo un rango, una operación matemática con un número que previamente hemos copiado mediante Ctrl+C o mediante el botón "Copiar". Esta posibilidad se encuentra dentro del cuadro "Pegado especial..." cuando accedemos a él desplegando el comando "Pegar":

¿Cómo se hace?

PASO 1 

Copiar la celda donde se encuentra el número que queremos "sumar, restar, multiplicar o dividir" todo el rango.

PASO 2 

Seleccionar el rango sobre el que queremos actuar (hacer la operación matemática):


PASO 3 

Seleccionar "Pegado especial..." desplegando el botón "Pegar":


... y después seleccionamos la operación que deseamos, en el cuadro de diálogo que emerge:


... y hacemos click en el botón "Aceptar".

Como ejemplo, hemos utilizado la función "sumar" de entre las 4 que ofrece Excel. Por lo tanto, el resultado de sumar la cantidad de 200 € al rango, es:



José Manuel Pomares Medrano


martes, 3 de julio de 2012

Botones "rápidos" y personalizados en Excel


A todos los usuarios de Excel nos ocurre que algunas tareas que frecuentemente realizamos no son precisamente de las más accesibles y para acceder a ellas debemos realizar unos cuantos clicks, en vez de uno sólo, como sería lo deseable.

Para solucionar esto, Excel dispone de la llamada "Barra de acceso rápido":


Esta barra es personalizable, de forma que podemos incluir en ella aquellos botones de comandos que solemos utilizar mucho, pero que están más "escondidos" y es necesario hacer varios clicks para llegar a ellos. Por defecto, la barra de acceso rápido tiene varios botones, pero podemos ampliarlo de 2 formas:

1) Añadir botones mediante el desplegable:

Como podemos ver en la siguiente imagen, hay un pequeño triángulo que despliega un menú donde podemos elegir qué botón queremos añadir de entre los que Microsoft considera los más frecuentes:



2) Añadir botones mediante la opción "Más comandos...":





Esta opción nos lleva a las "Opciones avanzadas" de Excel, donde podemos elegir arriba a la izquierda la opción "Todos los comandos", que nos da acceso a poder "Agregar" a la "barra de acceso rápido" aquellos botones que deseamos tener disponibles:


Algunos de los botones que podemos encontrar en la lista de la izquierda de "Todos los comandos" y que nos ahorran abrir cuadros de diálogo y varios clicks, son:

Impresión rápida
Justificar
Pegar valores
Validación de datos
Vista preliminar
...