La magia y productividad de las "Tablas de "Excel"

Muchos trabajamos con listas de datos en una hoja de cálculo, pero pocos conocen el hecho de que Excel es capaz de proporcionar muchísima productividad a nuestras tareas en ese ámbito.

Cuando trabajamos con una lista o tabla de datos en la que existe un encabezado o título por cada columna y abajo, una serie de valores, en principio y salvo que nosotros lo provoquemos, esos datos son considerados por Excel como datos independientes y sin relación entre ellos.

Por ejemplo (sólo como ejemplo), no considera que lo que nosotros vemos como un título de columna, sea eso... un título que explica los datos que hay a continuación más abajo.

La cuestión es que si nosotros quisiéramos, Excel podría reconocer "oficialmente" a los datos de una lista que tenga una o varias columnas, como "Tabla". Esto nos proporcionaría muchas posibiliades de productividad.

Para ello, tan solo tendríamos que:

1) Estar situados en cualquier celda de nuestra, en principio, lista de datos.

2) Hacer click en el botón "Dar formato como tabla" que hay en el grupo "Estilos" de la ficha "Inicio" en Excel.

3) Seleccionar el estilo que más nos guste entre los obtenidos en el desplegable y....

4) Aceptamos el cuadro que aparece:

¡¡..voila...!!

Lo que antes podría ser algo así:

...ahora y casi por "arte de magia" (con sólo 3 clicks de ratón), puede ser así.... (depende del estilo elegido):

Acaban de crear formalmente una TABLA en Excel... y esto les abre a un mundo de posibilidades.... 

¿Quieren ahora ustedes un ejemplo de productividad? ¿Sí?

Manténganse con el cursor dentro de la tabla creada y activen la casilla "Fila de totales" que hay en el grupo "Opciones de estilo de tabla" de la ficha "Diseño" (....ficha que aparece sólo cuando estamos dentro de la tabla creada formalmente). Obtendrán esto...

Fíjese en la fila añadida y sitúe el cursor encima del total. Verá que obtiene un desplegable con el cual puede tener disponible, no sólo la suma total de la columa, sino que puede elegir entre el promedio, el nº de filas (cuenta), el valor máximo de la columna, el mínimo, etc.

...podríamos hacer un post interminable con todas las posibilidades que ofrecen las tablas "formales" . En vez de ello, lo dejaremos para un artículo en el que mostraremos Las 10 ventajas de hacer una Tabla de Excel.

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Excel 2013: más "democrático" en cuanto a gráficos

Muchísimas novedades trae consigo Excel 2013 en cuanto a gráficos se refiere. No podemos en un sólo artículo reseñar todo lo nuevo, pero podríamos resumirlo en una frase: La compañía de Redmond ha hecho asequible a todo el mundo la posibilidad de hacer gráficos avanzados, sin necesidad de introducirse en angostos cuadros de diálogo. Excel es un poco más "democrático".

En este post resaltaremos las 5 novedades más relevantes en el apartado de gráficos:

• Se rediseñan las fichas contextuales que se visualizaban cuando tenemos un gráfico seleccionado, desapareciendo la ficha "Presentación" y apareciendo ahora 3 botones flotantes junto al gráfico seleccionado. Las opciones de la antigua ficha "Presentación" se encuentran ahora en un botón dentro de la ficha contextual "Diseño".

• Desaparece el cuadro de diálogo "Formato de...." y es sustituido por un panel que emerge a la derecha de la pantalla y que centraliza todas las acciones de dar formato a cualquier parte del gráfico...ya sean series, títulos, texto de los ejes, etc.

• Aparece en Excel 2013 la herramienta "Gráficos recomendados", con la que es posible elegir entre una galería de gráficos con distintos diseños y convertirlos en gráficos avanzados (gráficos que combinan columnas con líneas o áreas, ejes secundarios, etc...) y todo ello mediante una interfaz amigable y como decíamos al principio..."democrática":

• Nuevas etiquetas de datos con formas:

• Al cambiar los datos de origen, el gráfico se recalcula (como siempre), pero ahora lo hace con una animación que hace la transición desde un valor a otro, lenta, más agradable y que enfatiza más la información que expresa.

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Imprimir titulos de una tabla, en todas las páginas

Seguro que muchos usuarios han necesitado imprimir un listado o tabla, para el cual son necesarias varias páginas. En estos casos, es de especial utilidad el hecho de que los títulos de la tabla aparezcan en cada página para no perder de vista los encabezados de cada columna y saber qué dato estamos viendo.

Esto tiene una solución bastante fácil en Excel. Debemos dirigirnos a la ficha "Diseño de Página" y una vez alli, seleccionar "Imprimir títulos":

...lo que nos permitirá seleccionar, mediante un cuadro que emerge, tanto el área de impresión (debemos seleccionar las columnas que queramos sean impresas), como la fila o filas que queremos que se repitan en cada página impresa:

Y así tenemos lo pretendido:

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