Manual de "Buenas Prácticas" en Excel

Millones de usuarios abren cada día un libro de Excel. Es reconocido por todos que es la hoja de cálculo más utilizada del mundo. Por otro lado, también hay ríos de tinta publicados sobre funciones, comandos, configuraciones y demás herramientas que es necesario conocer para dominar la aplicación.

Un altísimo porcentaje de esos usuarios "consumidores" de Excel, lo son de forma autodidacta y en el ámbito profesional, de forma que el aprecndizaje se orienta a, por ejemplo, a saber dar un formato de relleno, a crear una nueva hoja de cálculo y cómo asignarle un nombre...

Pero... ¿quién nos ha enseñado a dar el formato de relleno idóneo y quien establece si es adecuado el gris o el blanco dependiendo de la celda que consideremos? ¿quién nos ha dicho como debe ser nuestra estructura de hojas creada? ¿quién nos ha enseñado a dar el nombre adecuado a una hoja de cálculo para facilitar posteriormente su manejo en determinadas fórmulas? ...en definitiva... ¿quién nos guía sobre los estándares que son ideales para que todos entendamos perfectamente una hoja de cálculo y para optimizar el trabajo con hojas de cálculo?

Hay libros sobre buenas prácticas ambientales, bancarias, agrígolas, publicitarias, en social media, de consultoría, etc. ... y ¡¡también sobre buenas prácticas y estándares en el uso de hojas de cálculo!!, aunque la inmensa mayoría de usuarios no lo conocen.

Este manual de buenas prácticas, lo ha confeccionado la Spreadsheet Standards Review Board (SSRB) . Esta asociación nace en 2003 de la mano de BPM Analytical Empowerment Pty Ltd. en Melbourne (Australia) y tiene como finalidad desarrollar y mantener unos estandares en cuanto a la forma óptima de crear y utilizar hojas de cálculo para lograr una aceptación general una aplicación universal.

La SSRB propone 16 áreas para clasificar las normas:

1. Conceptos generales
2. Estructura de los libros
3. Estructura de las hojas
4. Formatos y estilos
5. Interfaz de entrada de datos
6. Análisis de sensibilidad
7. Presentaciones e informes
8. Fórmulas
9. Principios de denominación
10. Análisis de series temporales
11. Comprobaciones y controles de funcionamiento
12. Impresión y vistas
13. Multiples libros (importaciones, vínculos, etc.)
14. Protección de datos
15. Macros
16. Varios

Cada área se divide en dos grupos: estándares y convenciones. Todo ello, aderezado con ejemplos prácticos y comentarios.

La justificación de la existencia de unos estándares de utilización de hojas de cálculo queda muy clara en los siguientes casos:

• La hoja de cálculo va a ser vista o modificada por otro usuario distinto al que la desarrolló
• La hoja de cálculo va a ser desarrollada por varios usuarios distintos

Si el lector tiene dominio del ingles a nivel de traducción al menos, puede solicitar una copia de "Best Practice Spreadsheet Modelling Standards & Conventions (Version 6.1)" o también verlo online.

Desde este blog, vamos a iniciar desde ahora la utilización de una nueva etiqueta para nuestros artículos:

Buenas prácticas

Bajo este nombre de etiqueta, publicaremos artículos traducidos al castellano, referentes a este manual de buenas prácticas:

Buenas prácticas: Navegar por un libro de Excel
Buenas prácticas: Estructura y tipos de hojas en Excel

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Excel o puede solicitarlos in company:

Pon hipervínculos para navegar por tus hojas de Excel

Es extremadamente sencillo poner un hipervínculo para movernos entre las hojas de nuestro libro de Excel.

Además...

• No tenemos la necesidad de grabar una macro o programar
• Podemos ir a una hoja, concretando la celda en la que nos queremos situar
• Lo podemos asignar a texto o a formas que pueden simular un botón. Es decir:

Hipervínculo de texto:

1º) Escribimos la palabra o frase a la que queremos asignar un hipervínculo y seleccionamos la celda.

2º) Activamos la ficha "Insertar" y hacemos click en el botón "Hipervínculo", con lo que nos aparecerá:

(esta pantalla, será igual siempre que esté seleccionado el botón de la izquierda "Lugar de este documento")
...seleccionamos la hoja donde queremos ir y en el campo de arriba ("Escriba la referencia de celda"), ponemos la celda que queremos quede seleccionada. En la imagen de arriba y como ejemplo, tenemos "A1".

3º) Aceptamos el cuadro de diálogo y ya tenemos nuestro hipervínculo que podemos comprobar.

Hipervínculo con una forma de botón:

1º) Activamos la ficha "Insertar" y hacemos click en el botón "Formas". Al desplegarse, seleccionamos la figura "Rectángulo":

2º) "Extendemos" el cursor en diagonal, sin soltar el botón izquierdo, para formar un rectángulo similar a este:

3º) Después de realizar el punto anterior, se habrá seleccionado automáticamente la ficha "Formato" y en ella debemos seleccionar el estilo que más nos guste:

5º) Seleccionamos la figura y con el botón derecho del ratón, desplegamos el menú contextual... donde tenemos que elegir la opción "Modificar texto"

6º) En ese momento, podremos escribir en el botón el texto lo que deseemos:

7º) Hacemos click fuera del botón (para terminar la introducción del texto) y volvemos a seleccionar el botón... para repetir los puntos 2º) y 3º) que hemos explicado anteriormente (para poner un hipervínculo en un texto).

8º) Por último, podemos volver a seleccionar la figura CON EL BOTÓN DERECHO (puesto que si intentamos seleccionar con el botón izquierdo, el botón tiene ahora un hipervínculo que nos enviará a su destino y no podremos seleccionarlo) y centrar el texto, poner negrita, etc. desde los grupos "Fuente" y "Alineación" de la ficha "Inicio":

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Cómo dejar Excel con los valores de fábrica sin desinstalarlo

Si después de llevar mucho tiempo trabajando con Excel, notas algún comportamiento extraño en él, puede que hayas pensado en desinstalar y volver a instalar. Pero esto no siempre resuelve el problema (es más, casi nunca lo resuelve). El motivo es que, al reinstalar, hay determinadas configuraciones que no se reinician y permanecen el nuestro equipo.

Para estos casos, hay una solución que no es nada difícil. Consiste en eliminar una carpeta llamada "Opciones" donde Excel guarda las configuraciones que el usuario (nosotros) hemos ido dando a lo largo del tiempo y después dejar que Excel renueve esa carpeta automáticamente, pero con las configuraciones por defecto (este paso lo hace Excel cuando lo abrimos y detecta que no existe la carpeta).

Todo lo que tenemos que hacer es buscar esa carpeta y eliminarla. Hay que decir que la carpeta "Opciones" no es una carpeta como las demás, puesto que se encuentra dentro del archivo del registro de Windows (regedit.exe).

Por lo tanto, debemos los siguientes 10 pasos, que son extremadamente sencillos:

1º) Cerramos Excel, si lo teníamos abierto

2º) Buscar el archivo regedit.exe con el buscador de Windows

3º) De las dos carpetas que vemos en la imagen de bajo, expandimos la que no termina con la palabra "Classes":

4º) Seguimos expandiendo carpetas: ahora toca a la que se llama "Software", después "Microsoft" y después "Office" . En este punto, las carpetas que contiene "Office" se parecerán alo siguiente:

5º) De las que tenemos, debemos expandir la que corresponda a nuestra versión. Recordemos que las versiones de Office son:

• Office 2003 = Office 11.0
• Office 2007 = Office 12.0
• Office 2010 = Office 14.0
• Office 2013 = Office 15.0

6º) Una vez expandida la adecuada, lo hacemos con la que se llama "Excel"... y es entonces cuando vemos nuestra carpeta "Opciones":

7º) Hacemos una copia de la carpeta "Opciones" y la pegamos en nuestro escritorio (esto es opcional, pero es conveniente, como copia de seguridad. Posteriormente podremos borrar esta copia)

8º) Eliminamos la carpeta "Opciones" del archivo "regedit.exe".

9º) Cerramos el archivo "regedit.exe".

10º) Abrimos de nuevo Excel y veremos en el cuadro de "Opciones", que nuestras configuraciones son las de "fabrica". También podemos comprobar que, una vez abierto Excel en este punto, si volviéramos a abrir "regedit.exe" con la ruta especificada anteriormente, de nuevo veríamos la carpeta "Opciones", pues cuando Excel no la encuentra, la agrega automáticamente.


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Importar datos de texto a Excel (4 de 5)

En esta ocasión, y siguiendo con la serie de artículos que trata de la importación de datos, vamos a ver cómo podemos tratar un archivo de texto para que lo tengamos disponible en Excel.

Usualmente, nos vamos a encontrar archivos de texto en formato .csv  y   .txt. En cuanto al primero (CSV: Comma Separated Values) su propio acrónimo nos indica que es un formato en el que el texto está separado por comas, de forma que quedan definidas y ordenadas las columnas que se pueden extraer de dicho texto. Podemos aprender más sobre archivos CSV en Wikipedia: CSV . En relación al formato TXT, la separación entre columnas la delimita normalmente el caracter de tabulación o el espacio.

Excel puede convertir estos formatos de archivo en tablas de datos, basándose precisamente en los tipos de separación anteriormente comentados. Donde hay un indicador de separación (ya sea, coma, punto y coma, tabulación o espacio), Excel detecta que el siguiente texto debe quedar encuadrado en la siguiente celda de la misma fila. Para cambiar de fila, se detectan los saltos de línea.

Vamos a practicar con un ejemplo y para ello nos vamos a aprovechar de una característica que tiene la red social Linkedin: la exportación de los contactos a un archivo en formato CSV. De esta forma, podremos importarlos a Excel y gestionarlos de la forma que necesitemos.

En primer lugar, accedemos a Linkedin y concretamente a "Contactos", donde en dicha página podremos ver al final un enlace que nos proporciona todos nuestros contactos en CSV:

Después de hacer click en "Exportar contactos", debemos elegir "Microsoft Outlook (archivo .CSV)" y guardar el archivo en un lugar identificado de nuestro disco duro.

Abrimos Excel y vamos a la ficha "Datos". Una vez activa esta ficha, en el grupo "Obtener datos externos", hacemos click en el botón "Desde texto" y obtendremos el siguiente cuadro que pertenece al paso 1 de 3 de un asistente:

Por defecto, está seleccionada la opción "Delimitados" y es la que debemos dejar. Si nuestro archivo fuese de texto y la separación fuese por espacios, deberíamos elegir la segunda opción "De ancho fijo".

Al hacer click en "Siguiente", obtenemos:

..pero observamos que en la vista previa de los datos, la opción de "Tabulación" que nos sale por defecto, no funciona, porque no se "forman" columnas (al fin y al cabo, la "Tabulación" no era la opción más indicada, puesto que hay comas como separación en el archivo CSV de Linkedin). Debemos ir probando con el resto de opciones, pero nos damos cuenta de que la opción lógica ("Coma") tampoco funciona. Finalmente, probamos que la opción "Otro" con unas comillas introducidas en el campo, es la ideal (mejora si activamos la casilla del campo "Considerar separadores consecutivos como uno sólo"):

Hacemos click en "Siguiente" y tenemos ante nosotros el 3er paso:

En el que, lo aconsejable es dejar la opción por defecto "General" y hacer click en "Finalizar". Al hacerlo, nos sale un cuadro de diálogo donde podemos elegir el lugar donde aparecerá la tabla importada:

Sólo tenemos que hacer click en "Aceptar" y ya tenemos nuestros contactos de Linkedin en Excel:

A partir de aquí, podemos tener todo el control que Excel nos permite: dar formato, eliminar/reordenar las columnas que consideremos oportuno, etc. 

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Con Excel 2013: Tablas Dinámicas perfectas con 3 clicks

¿Es exagerado pensar que podemos hacer una Tabla Dinámica según nuestras necesidades con tan sólo 3 clicks?

Pues con Excel 2013-16 esto es perfectamente posible. Vamos a demostrarlo a continuación, basándonos en el nuevo asistente que la aplicación del nuevo Office 2013 ha incorporado para esta última versión y posteriores. Adiós a largas clases aprendiendo a realizar Tablas Dinámicas:

Teniendo previamente seleccionados los datos que deseamos formen parte de nuestra Tabla Dinámica y estando en la ficha "Insertar"...

CLICK 1:

Hacemos click en el nuevo asistente para Tablas Dinámicas de Excel 2013 o 2016:

Con ello, obtenemos este cuadro de diálogo:

Vemos que a la izquierda, Excel nos propone 7 modelos de Tablas Dinámicas. Estos modelos que propone el asistente ofrecen distintas posibilidades:

1. Ventas clasificadas por Rutas
2. Ventas clasificadas por Rutas y por Clientes
3. Ventas clasificadas por Rutas y Agentes
4. Ventas por Agentes
5. Nº Clientes a los que se ha vendido en cada Ruta
6. Nº Pedidos que ha vendido cada Agente en cada Ruta
7. Nº Clientes que maneja cada Agente 

Tenemos que elegir cuál se adapta a nuestras necesidades y....


CLICK 2:

Hacemos click en la Tabla Dinámica elegida a la izquierda:

CLICK 3:


Hacemos click en el botón "Aceptar" del asistente:

y tenemos nuestra Tabla Dinámica totalmente utilizable:

... donde podemos apreciar que hemos elegido el modelo nº 2 que decíamos se refería a las Ventas clasificadas por Ruta y Cliente.

Impresionante, ¿no?

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